קופה ממוחשבת היא למעשה מחשב לכל דבר שמותקנת עליו תוכנה לניהול עסק מבחינת המכירות, לעיתים תוכנות קופה מכילות אלמנטים רבים הרבה מעבר לקופה ממוחשבת ובכך עניין הקופה הופך להיות שולי. יהיו תוכנות קופה שיכילו מערכת לניהול לקוחות או ניהול מערך שיווק ומבצעים.
אולם לא אחת אנו שואלים את עצמינו אם בכל אנו צריכים את זה, כלומר האם בכלל בעסק קטן יש צורך בקופה ממוחשבת, והתשובה היא חד משמעית, כן!, כל עסק צריך את הכלי העבודה הזה שנקרא קופה ממוחשבת בעזרתו ניתן לבצע מגוון רחב של פעולות.
קופה ממוחשבת על שום מה?
את הקופה הממוחשבת חשוב להכיר כבר בהתחלה ממש בתהליך התכנון של העסק שלכם. אם יהיו כאלו שיגידו כי קופה מתאימה לעסקים בינוניים או גדולים הרי שלעסק קטן במיוחד מתאימה קופה ממוחשבת. יש לא מעט זיבות לצורך בקופה לעסק קטן וכאן ריכזתי כמה מהבולטות שבהן.
לקוחות - אחד הדברים שמניע את העסק הוא הלקוחות, ככל שיהיו לנו יותר לקוחות נוכל למכור יותר ומן הסתם גם להרוויח יותר אולם מטבע הדברים כל עסק ובמיוחד אם הוא מתפתח מתחיל להתקשות בניהול הלקוחות, אם אנו נפספס את המומנטום אנו עלולים לרדת בעבודה שלנו במקום להתקדם ולכן אחד מכלי הבסיס הוא לדאוד שבקופה תהיה מערכת לניהול לקוחות, המערכת למעשה תרכז את הלקוחות ותמיין אותם מבחינת העדפות רכישה וכדומה. תוכלו ליצור קבוצות של לקוחות עם העדפות שונות ולכל קבוצה לשלוח את המבצעים המתאימים להם.
עבודה עם כל סוגי התשלום - העולם המתפתח שלנו מאפשר ללקוחות לשלם בשיטות תשלום שונות, קופה ממוחשבת חייבת להיות בעלת היכולת לקבל את כל סוגי התשלומים למשל תשלום במזומן, כרטיס אשראי או צ'קים, יחד עם זאת גם אם הקופה מקבלת כרטיסי אשראי עדיין לא בטוח שיש לה את היכולת לעבוד עם כול החברות, אלו דברים שחייבים לעלות ולהיבדק בתהליך האפיון של העסק שלכם.
הנהלת חשבונות - כאמור עסק שמתפקד או יותר נכון לומר שרוצה לתפקד כראוי חייב להיות כל הזמן עם היד על הדופק ולכן הפקת דוחות היא חלק בלתי נפרד מתהליך ניהול עסק. מעבר לדוחות הרגילים שבהם ניתן לקבל תמונת מצב על כמויות המלאי או מכירות ניתן ליצור דוחות קצת יותר מעניינים שיתנו לכם כלי עבודה נוספים, למשל אם אתם עסק ל משקאות ותדעו אילו המשקאות שנמכרים ביותר הרי שאותם תביאו יותר אליכם, אלו כלים שניתן לשלב עם מערכת השיווק וליצור מבצעים במיוחד ללקוחות הללו.
בחירת ספק לקופה ממוחשבת
כמו שמקפידים על בחירת מיקום העסק, מוצרי הגלם וכדומה כך יש להקפיד בבחירת הספק או החברה שתהיה אחראית על הקופות שלכם. יש חשיבות רבה לשיתוף הספק של קופה ממוחשבת באופי הפעילות שלכם, ככל שתהיו מדויקים יותר ותרדו לפרטים כך הקופה שתקבלו תתאים לכם יותר. מומלץ בנוסף לבצע סימולציה שתדמה את הפעילות שלכם עם קופה ממוחשבת, כך תוכלו לבדוק עד כמה קל או קשה לכם להתנהל עם הקופה.