גם הניירת שלכם צריכה כספת משרדית

לא אחת אנחנו מוצאים את עצמנו במשרד עם קלסר או קלסרים שיש בהם ניירת חשובה, לעיתים אלו יהיו מסמכים שתיקחו אותם איתכם בסוף היום ולעיתים אלו קלסרים עם ניירת של הנהלת חשבונות. בין כך או כך יש צורך בכספת משרדית שתשמור לכם על הניירת. זו אינה כספת רגילה, בדרך כלל שמירה על הניירת שלכם תתבצע על ידי שימוש עם כספת משרדית חסינת אש. ההבדל בין כספות רגילות לביןו כספות חסינות אש הינו משמעותי ובא לידי ביטוי במגוון נתונים, החל מגודל הכספת ועד לתקן שיש לה שילמד אותנו עד כמה באמת אנחנו מוגנים. לרוב כספת משרדית לניירת צריכה לתת לנו מענה בין אם אנו רצים להגן על הניירת מפני גניבה, מפני אש או מפני שניהם יחד. חשוב להבחין בין הכספות השונות לבחור כספת משרדית מתאימה לנו יותר.

 

הגדרת הצרכים בדרך לבחירת כספת משרדית

מבין כל הדברים שמשרד צריך כספת משרדית הוא אחד מהם ללא ספק. חשוב לבחור כספת משרדית שתיתן לנו מענה לצרכים שלנו. לעיתים זו תהיה כספת שומרת על חפצי ערך, לעיתים על כספים אולם לרוב זו תהיה כספת לניירת. כספות המיועדות להגנה על ניירת הן בדרך כלל כספות מוגנות בפני אש ולא דווקא מפני גניבה. החשש הגדול של בעלי משרדים הוא מניירת שאי אפשר לשחזר אותה. אמנם כיום יותר ויותר מידע נמצא על מדיה מגנטית שגם עליה שומרים באותו אופן עם כספת משרדית חסינת אש. ההבדל הוא שמדיה מגנטית מחייבת כספת בעלת עמידות לחום  שמתחיל נמוך יתר מאשר הגנה על ניירת. איך נדע איזו כספת משרדית אנחנו צריכים? הנה כמה כללי אצבע שיעזרו לכם בבחירה:

על מה שומרים

אמרנו שיש הבדל בין כספות לניירת לבין כספות לחפצים, בדרך כלל כאשר אנו שומרים על ניירת ההגנה תהיה מפני שריפה יותר ומפני גניבה פחות. אם אנחנו מתכוונים לשמור על ניירת סביר להניח כי נבחר כספת משרדית חסינת אש לעומת כספת המיועדת לשמירה על חפצי ערך שהיה תהיה בעלת רמת מיגון גבוהה יותר. 

על כמה שומרים

ככל שיש לנו כמות ניירת גדולה יותר נניח קלסרים נצטרך כספת בעלת מימדים גדולים יותר וזאת מהסיבה כי כספת משרדית חסינת אש היא בעלת עובי דופן גדול יותר ובכך החלל הפנימי קטן יותר.

איפה שומרים

חשוב להגדיר את המיקום בו תמצא הכספת, הסיבה שכספת משרדית חסינת א לא מקובעת בדרך כלל הסיבה היא שהקיבוע פוגע באטימות הכספת לחום ולאש.

 

ממי לרכוש כספת משרדית חסינת אש

פרט קטן אך חשוב מאוד שלא ציינו הוא נושא התקן. תקן חסינות לאש מעיד על היכולת של הכספת באמת להתמודד עם שריפה. כספת אין לה תקן לא בהכרח תוכל לשמור על הניירת שלכם בזמן אמת. התקן הוא תוצאה של מבחנים אותה עברה הכספת, המבחנים כוללי מגוון תחומים ואחד מהם הוא נושא החסינות לאש. אם אתם באמת רוצים להבטיח לעצמכם שמירה מלאה בזן שריפה דאגו לרכוש רק מחברה אמינה ובעלת וותק וניסיון. חשוב גם לוודא כי אכן יש לכספת תקן רשום ותעודות המעידת על כך.